Подготовка документов к переплету и архивированию

Подготовка документов к переплету и архивированию

Наша Переплетная служба предлагает услуги переплета бухгалтерских, организационных, технических и др. документов на месте их нахождения. Документация не вывозится, поэтому ничего не теряется.

Перед переплетом документов или их архивированием производится формирование дел. Сотрудники Переплетной службы самостоятельно производут формирование дел (предварительную подготовку документов) перед переплетом или архивированием документов согласно номенклатуре.

При формировании дел для последующего переплета соблюдаются такие правила:

- группируют в дела только оригиналы ( в случае их отсутствия – заверенные в установленном порядке копии) правильно оформленных и исполненных документов;

- группируют в деле документы одного года (за исключением личных, судебных и переходных дел). Личные дела формируются на протяжении всего времени работы лица на предприятии;

- группируют в дела отдельно документы постоянного и временного хранения;

- в дело включают документы, относящиеся только к одному вопросу или группе родственных вопросов;

- не включают в дела черновые, личные документы, а также документы, которые подлежат возврату, и размноженные копии.

- лицевые счета работников предприятия по начислению заработной платы систематизируются в пределах года (или периода лет) по фамилиям в алфавитном порядке или ведомости начисления заработной платы помесячно;

- сформированное дело обычно не превышает 250 листов (от 30мм до 40мм).

Оформление дел для последующего архивирования

Оформление дела — это комплекс процессов, направленных на подготовку дела к хранению и пользованию.

Оформление дел, подлежащих хранению и передаче в архив, предусматривает:

- перекладывание документов в деле с расположением их в прямом порядке, т.е. сверху должны находиться более ранние документы, а снизу — более поздние;

- нумерацию листов в деле;

- составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- подшивку или переплет дела;

- оформление обложки (титульного листа) дела.

Дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу переплетаются в твердую картонную обложку, а дела временного хранения, содержащие первичную бухгалтерскую документацию переплетаются в мягкую обложку, затем прошиваются специальными суровыми нитками. Металлические скрепки при этом удаляются. Во время переплета или подшивки документов текст не затрагивается.

На обложке дела проставляются:

- дата документов ;

- номер по описи;

- в случае изменения названия предприятия (его структурного подразделения) в течение периода, охватывающего документы дела, или при передаче дел на другое предприятие (структурное подразделение) указывается новое название предприятия (структурного подразделения).

Составление описи дел

Перед передачей дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения, (временного хранения по заказу клиента) и по личному составу в архивное подразделение предприятия на основании экспертизы ценности документов составляются описи дел. Описи дел составляются по установленной форме .

Также Переплетная служба производит экспертизу ценности документов, позволяющую точно определить сроки хранения документации. В ходе проведения экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению из-за истекших сроков хранения либо не имеющие деловой ценности. Проведение экспертизы ценности документов является трудоемким, кропотливым, а также одним из самых высококвалифицированных видов архивных работ.

В каждой организации периодически проводится комплектование архива из всех завершенных в делопроизводстве дел для постоянного или временного хранения. Дела проходят экспертизу, в результате которой определяется их ценность. После этого составляются архивные описи, в которых содержится перечень всех единиц дел в архивном фонде организации.

Архивирование является одним из важных этапов, необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования, поэтому не стоит им пренебрегать. Обратитесь к нам и наши специалисты решат ваши проблемы, связанные с формированием архива.