Правильная прошивка документов

Правильная организация документооборота:

переплет и брошюровка документов

Большинство организаций в процессе своей деятельности сталкиваются с таким вопросом, как правильно организовать документооборот в своей фирме, компании, на производстве. Как способ упорядочивания и контроля за сохранностью документации используют переплет и брошюровку. Прошивка документов регламентируется многими нормативными правовыми актами.

Чаще всего подлежат прошивке договоры, нотариально заверяемые многостраничные документы, кассовые книги, сшивы документов в банках, тома и подшивки бланков строгой отчетности, личные дела, журналы регистрации и др. Прошивку таких документов производят для того, чтобы исключить возможность незаметной замены и изъятия отдельных листов.

Как правильно подшивать документы? Общих строгих требований не существует, есть отдельные нормативные документы (требования Банка России, другие требования министерств, архивов и различных регуляторов).

По сути требования сводятся к следящему: многостраничные документы нумеруются, подшиваются таким образом, чтобы концы нити опечатывались наклеенным отрезком бумаги, подписью и печатью с отображением цифрами и прописью количества пронумерованных листов. Существует вариант опечатывания концов нити сургучной печатью или пломбой-наклейкой.

Затем на полях многостраничного документа симметрично делают три-четыре отверстия таким образом, чтобы текст оставался читаемым и приступают к процессу прошивки.

При подшивке документов применяют прочную нить. Концы нити завязываются узлом посередине на оборотной стороне документа, оставляя свободные концы длиной не менее пяти сантиметров. После этого на узел и часть длины свободных концов нити наклеивают отрезок бумаги с соответствующей заверяющей надписью (размер 4 на 5 см). Заверительная надпись содержит количество листов, должность ответственного лица и печать организации (печать ставится и на наклейку и на лист документа).

В подшитом (сброшюрованном) виде хранить документы очень удобно. Во-первых, документы меньше занимают места, во-вторых, теперь проще и быстрее найти нужный документ. В зависимости от вида, документы подразделяются на: временного, долгосрочного и постоянного хранения. Ниточный переплет важных документов (с последующим опечатыванием) является единственным официальным способом подтверждения целостности сброшюрованной документации. Перед архивной обработкой обязательно производится упорядочивание документов (формируется архивное дело).

Чтобы быть уверенным в правильной прошивке документов, следует доверить этот процесс профессионалам. Наша мастерская "Переплетная служба" выполняет профессиональный переплет и брошюровку (прошивку) любой документации. Все переплетные работы выполняем аккуратно и профессионально. Мы можем переплести большой объем документов в минимально короткие сроки.

Для организаций, фирм, компаний мы предлагаем следующие профессиональные услуги переплета:

• технический переплет документов

• переплет бухгалтерских документов

• сложносоставные переплетные работы

• переплетные работы оптом и в розницу

• сложносоставной технический переплет документов

• шарнирный переплет документов

• подшивка документов

Также наша переплётная мастерская предлагает архивирование документов в Москве. Выполняем архивные работы любой сложности профессионально, грамотно, с надлежащим вниманием и с соблюдением конфиденциальности. Выполняем все необходимые архивные работы технически грамотно, с соблюдением всех необходимых экспертных обработок дел и с проведением экспертизы документов, с формированием архивных материалов.

Предлагаем следующие архивные работы:

• архивирование документов, дел, материалов

• архивный переплёт документов, материалов и дел

• сложносоставная техническая обработка и архивирование документов

• проведение научной экспертизы документов, материалов, дел

• проведение практической экспертизы документов для архивирования.

На все виды работ предоставляется бессрочная гарантия. Оплата по факту наличным или безналичным расчетом. За подробной информацией обращайтесь к нашим менеджерам по указанным ниже телефонам.