Управление документацией

Управление документами

Сегодня документы являются одним из основных средств делового общения и вся работа с ними, от создания документов до последующего управления, именуется делопроизводством. Правильно организованное делопроизводство – один из факторов делового успеха.

В связи с переходом к рыночной экономике возникла необходимость создания соответствующих современным условиям единых норм и требований к системе документационного обеспечения управленческой деятельности. В следствие этого в российском документоведении вводится новое понятие – управление документацией.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности «документальной» деятельности в любой организации или на предприятии. "Жизненный цикл" документов можно условно разбить на следующие фазы:

1. Создание документов. Сюда относятся составление необходимого перечня используемых документов из названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

2. Хранение и использование документированной информации. К данному периоду следует отнести формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов, создание центров хранения документов или административных архивов.

3. Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Это составление перечней документов по срокам хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплекса документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

4. Управление архивами. Данный этап включает в себя проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

Сам термин «управление документацией» зародился в Соединенных Штатах Америки после Второй мировой войны, когда «страна погрязла в бумажной работе» и «возникла необходимость привести всю документацию в порядок». Американцы Хортон и Леннон определили управление документацией как функцию менеджмента, которая распространяется на жизненный цикл документов, включая их создание, временное хранение, передачу на постоянное хранение и уничтожение. С тех пор управление документацией является одной из основных функций управления в организации, что представляет его отраслью, областью деятельности в организации.

В отечественном документоведении управление документацией заключается в:

- организации полного и точного документирования деятельности предприятий, создании соответствующих форм документов;

- ведении механизмов контроля за объемом и качеством создаваемых документов;

- упрощении деятельности по созданию, накоплению и использованию документов;

- надежном хранении документации и своевременной ликвидации ненужных документов;

- правовом обосновании всех аспектов управления документацией.

Управление документацией существенно отличается от делопроизводства и от ДОУ:

1. Документационное обеспечение управления охватывает всю документацию организации, а делопроизводство в основном распространяется лишь на организационно-распорядительную документацию.

2. ДОУ в значительно большей степени позволяет использовать информационно-технологическую составляющую в работе с документами.

Итак, управление документацией есть полноценная управленческая функция организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов (от возникновения документа – до их уничтожения или передачи на хранение в архив), все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на использовании новых информационных технологий, обеспечивающих качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Тем самым подчеркивается взаимосвязь документации и информации в управлении.

Московская Переплетная служба предлагает организациям и предприятиям любых форм собственности качественный переплет бухгалтерских документов, что позволяет сократить объемы документации и ускоряет дальнейшую работу с ней. Переплет бухгалтерских документов отличается высоким качеством и относительно низкой стоимостью. Мы гарантируем исключительную оперативность выполнения работ.

Изготовление переплета бухгалтерских документов осуществляется в соответствии с ГОСТ, что позволит сдать обработанные дела на государственное хранение.

Мы работаем только с проверенными поставщиками переплетных материалов. Это обеспечивает износостойкость и высокое качество экономного переплета.

Узнайте подробнее о наших услугах и подберите оптимальный для Вас вид переплета документов. Воспользуйтесь формой «Заказать услугу» или позвоните по телефону: +7 (495) 647-64-65, +7(495) 973-77-89.