Наши услуги:
Звоните:

+7(495) 647-64-65



АКЦИЯ ДЛЯ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ
  СКИДКА 20%



   Внутренняя опись дел

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, который содержит перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов дела, индексов, дат, заголовков и нумерации листов дела и является обязательным  документом для дел с особо ценной для компаний информацией.

Внутренняя опись ументов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи, то она приклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов(дел) должна содержать полные сведения о документах дела: их порядковые номера, индексы документов, даты каждого из них, заголовки, номера листов дела и примечания и завершаться итоговой записью, где обязательно указывается (как прописью, так и цифрами) количество листов внутренней описи и количество документов, описанных в ней. Внутренняя опись документов должна быть подписана составителем (с указанием должности).

Если в процессе работы изменяется состав документов дела (например, происходит изъятие, замена копиями или добавление новых документов), то соответствующие отметки вносятся в последнюю графу внутренней описи документов - "примечания". Указывается также, на основании какого документа данная операция была произведена.

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, организации. В этом случае они могут быть извлечены из дела только сотрудником, ответственным за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указываются номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подписи ответственных лиц в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

Внутренняя опись составляется для дел, содержащих особо ценные документы, документы ограниченного доступа, для личных дел, а также дел, сформированных по видам документов и вложных по содержанию. Необходимость ее составления определяется инструкцией по делопроизводству учреждения, организации или предприятия.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. Внутренняя опись документов имеет очень большое значение при восстановлении повреждённых архивов.

Правила заполнения внутренней описи документов дела:

1. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно арабскими цифрами и в листе-заверителе дела указываются через знак "+".
2. Обязательно  указывается порядковый номер документа в деле.
3. Проставляется индекс документа – это регистрационный номер документа (если такового нет, то во внутренней описи делается пометка б/н).
4. В графе "Дата" проставляется дата регистрации документа или дата подписи документа (если документ не был зарегистрирован).
5. Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа.
6. В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
7. В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.
 
Опись документов  заметно упрощает работу с архивными делами и позволяет легко и оперативно находить необходимые материалы, а также группы документов среди других поступивших на хранение бумаг.

Архивирование является одним из важных этапов, необходимых для правильного хранения документов и эффективного их использования, поэтому не стоит им пренебрегать. Обратитесь к нам и наши специалисты решат ваши проблемы, связанные с формированием архива.


Наши работы:
           Работаем с объемом
           от 50 дел
Копирование материалов (как текстовых, так и графических) с ресурса perepletsl.ru запрещено!
+7(495) 647-64-65

Готовы заказать наши услуги?
А может у Вас остались вопросы?
Вы хотите проконсультироваться?
Звоните: +7(495)647-64-65 или
отправьте сообщение на
наш электронный адрес:
arhiv.pereplet@yandex.ru
© 2011-2017  perepletsl.ru - Переплетная Служба
     Услуги переплетной мастерской с выездом к заказчику.